Nel dinamico mondo della raccolta fondi per le organizzazioni non profit, gli eventi e i banchetti rimangono occasioni fondamentali per coinvolgere donatori e potenziali sostenitori nel supporto alle proprie cause. In questo articolo discuteremo come, integrando strategie ad-hoc con soluzioni digitali all'avanguardia, è possibile trasformare i propri eventi in motori di raccolta ad alte prestazioni.
Perché eventi e banchetti sono ancora fondamentali per la raccolta fondi delle organizzazioni non profit
Gli eventi e i banchetti offrono alle organizzazioni non profit un'occasione unica per creare legami one-to-one con i donatori, favorendo la creazione di esperienze emotivamente forti e la fiducia tra Causa e sostenitore. Tuttavia, i metodi di donazione tradizionali - unitamente alla memorabile accoppiata penna/modulo cartaceo - spesso creano inutili attriti nel processo di donazione.
La sfida: le soluzioni di pagamento tradizionali (anche quelle cashless) sono inadeguate
- Le donazioni in contanti mancano di trasparenza e tracciabilità, creando dispersione.
- I moduli cartacei e l'inserimento manuale dei dati creano tediosi rallentamenti, inefficienze ed errori.
Inoltre, le soluzioni di pagamento tradizionali (legacy), come i sistemi POS fisici, spesso creano più problemi di quanti ne risolvano:
- Frammentazione e mancanza di integrazione
Problema: i sistemi POS tradizionali spesso operano in modo isolato, continuando a obbligare gli enti a gestire i flussi tramite strumenti separati e principalmente analogici (di nuovo l’accoppiata penna/modulo cartaceo), registri dei donatori e la riconciliazione manuali. Questa frammentazione porta a inefficienze e a maggiori oneri amministrativi.
Conseguenze: le organizzazioni non profit perdono tempo a riconciliare manualmente i dati su più piattaforme invece di concentrarsi su ciò che realmente conta, ossia dare forza alla propria causa.
- Costi elevati
Problema: i sistemi POS tradizionali spesso comportano commissioni elevate per le transazioni, costi fissi (per la presa in gestione del dispositivo) e costi nascosti (manutenzione hardware).
Conseguenze: questi costi impattano sui risultati reali di raccolta, riducendo l’efficacia complessiva delle iniziative in loco.
- Obsolescenza
Problema: molti sistemi POS tradizionali non supportano i moderni metodi di pagamento, come i pagamenti contactless e i portafogli digitali.
Impatto: Le organizzazioni non profit faticano a soddisfare le aspettative dei donatori in una società sempre più digitale.
L'opportunità:
Piattaforme come Cents permettono alle organizzazioni non profit possono semplificare il processo di donazione integrando la raccolta fondi online e offline in un unico sistema. Questo approccio elimina le barriere, migliora l'esperienza dei donatori e garantisce l'ottimizzazione di ogni interazione.
Trasformare la raccolta fondi per gli eventi attraverso le soluzioni digitali
Per sfruttare appieno il potenziale di eventi e banchetti, le organizzazioni non profit devono adottare strumenti digitali in grado di semplificare le donazioni, migliorare la gestione dei dati e aumentare il coinvolgimento dei donatori. Ecco tre strategie da considerare:
- Raccolta di donazioni senza frizioni
I metodi di donazione tradizionali spesso scoraggiano i potenziali donatori a causa della loro complessità. Le moderne soluzioni di pagamento digitale risolvono questo problema consentendo transazioni rapide e sicure tramite smartphone o tablet. Le caratteristiche principali includono:
- Opzioni di pagamento multiple: carte di credito/debito e portafogli digitali.
- Conferma immediata: i donatori ricevono la conferma immediata del loro contributo.
- Trasparenza e sicurezza dei dati: la crittografia avanzata garantisce la sicurezza delle informazioni dei donatori.
Eliminando l'attrito del processo di donazione, le organizzazioni non profit possono aumentare i tassi di partecipazione e garantire un'esperienza senza soluzione di continuità ai partecipanti.
- Gestione integrata dei dati
Gli eventi generano un'abbondanza di dati preziosi sui donatori che spesso rimangono isolati in sistemi separati - nei casi peggiori addirittura non vengono raccolti. Una piattaforma integrata come Cents consolida automaticamente queste informazioni, offrendo:
- Profili completi dei donatori: registrazione centralizzata di tutte le interazioni e i contributi.
- Approfondimenti in tempo reale: Tracciamento delle metriche di performance dell'evento, come le donazioni totali e i tassi di conversione.
- Follow-up automatizzati: Email di ringraziamento personalizzate o ricevute fiscali inviate immediatamente dopo le donazioni.
Questo approccio semplificato non solo fa risparmiare tempo, ma consente alle organizzazioni di costruire relazioni più forti con i loro sostenitori.
- Migliorare l'esperienza dei donatori
I donatori di oggi si aspettano convenienza, trasparenza e riconoscimento per i loro contributi. Le soluzioni digitali possono migliorare l'esperienza di donazione in diversi modi:
- Ricevute fiscali immediate: riducono gli oneri amministrativi e forniscono ai donatori una documentazione immediata.
- Elementi interattivi: utilizzate tracker di donazioni in tempo reale o classifiche per rendere le donazioni un gioco durante gli eventi.
- Presentazione professionale: un'interfaccia digitale curata riflette l'impegno dell'organizzazione verso l'innovazione.
Dando priorità alla soddisfazione dei donatori, le organizzazioni non profit possono promuovere la fedeltà e incoraggiare i contributi ripetuti.
5 consigli pratici (+ bonus) per il vostro prossimo evento!
Siete pronti a mettere in pratica queste strategie? Ecco una guida passo passo per garantire il successo del vostro prossimo evento di raccolta fondi:
- Equipaggiare e formare il team: fornite ai volontari una tecnologia all'avanguardia e di facile utilizzo, come Tap-to-Donate di Cents su tablet o smartphone. Organizzate una o più sessioni di formazione per assicurarvi che siano a loro agio nel guidare i donatori attraverso il processo!
- Posizionamento strategico delle postazioni: posizionate i banchetti e i punti di donazione vicino ad aree con un traffico elevato.
- Promuovere le opzioni di donazione digitale: includete informazioni sui metodi di pagamento digitale nel materiale dell'evento per incoraggiare i donatori a donare in maniera trasparente e tracciata - con queste informazioni sarà anche più semplice raccogliere i loro dati anagrafici!
- Sfruttare i dati in tempo reale: utilizzate la dashboard in tempo reale per monitorare le tendenze delle donazioni durante l'evento e adattare le strategie in base alle necessità.
- Follow-up efficace e automatizzato: grazie alle email di ringraziamento automatizzate sarà possibile inviare immediatamente la ricevuta fiscale, mantenendo il donatore ingaggiato.
BONUS: misurare il successo oltre l'evento
I vantaggi di una raccolta fondi offline digitalizzata vanno ben oltre una singola serata. Con un sistema integrato come Cents, le organizzazioni non profit possono:
- Tracciare i tassi di conservazione dei donatori, identificando quanti partecipanti all'evento diventano sostenitori a lungo termine.
- Misurare il Lifetime Value (LTV), calcolando l'impatto finanziario totale dei donatori acquisiti attraverso gli eventi.
- Affinare le strategie future, utilizzando i dati per migliorare la pianificazione delle prossime campagne.
Attraverso queste metriche, le organizzazioni possono ottimizzare continuamente i loro sforzi per ottenere un impatto maggiore.
Conclusioni
Gli eventi di raccolta fondi e i banchetti avranno sempre un ruolo fondamentale nelle strategie delle organizzazioni non profit, grazie alla loro capacità di favorire i legami personali e le relazioni one-to-one. Altrettanto fondamentale è adattarli alle nuove esigenze della platea di donatori, sfruttando la tecnologia per ottimizzare i processi e massimizzare i risultati di raccolta, creando valore sia nell’immediato che a lungo termine.
Dalla registrazione immediata del dato anagrafico, passando per i follw-up automatizzati, fino ad arrivare all’analisi in tempo reale dei risultati, gli strumenti disponibili oggi consentono alle organizzazioni non profit di risparmiare tempo, migliorare l’esperienza dei donatori e massimizzare l'impatto, il tutto rimanendo concentrati sulla propria missione.
Caso di studio: scopri di più su come Duedime: fondazione per la cura del disturbo bipolare ha sfruttato la nostra tecnologia per ottenere risultati da record al suo primo banchetto di raccolta fondi!
Combinando interazioni significative di persona con esperienze digitali senza soluzione di continuità, la vostra organizzazione non profit può prosperare in un panorama sempre più competitivo, assicurando che ogni evento lasci un'eredità duratura alla vostra causa.
